ZUGFeRD-PDF öffnen und das XML lesen

Was in einer ZUGFeRD-Datei steckt

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es besteht aus zwei Teilen:

• einer PDF/A-3-Datei, die die Rechnung für Menschen darstellt, und
• einer darin eingebetteten XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT CII mit den strukturierten Rechnungsdaten.

Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem deutsch-französischen Format Factur-X. Die eingebettete Datei heißt deshalb meist factur-x.xml, in älteren Versionen zugferd-invoice.xml oder ZUGFeRD-invoice.xml.

Welcher Teil gilt?

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 ist bei hybriden Formaten der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die Angaben im XML vor. Für die Buchhaltung und den Vorsteuerabzug zählen also die XML-Daten, nicht das, was im PDF zu sehen ist.

Gilt jede ZUGFeRD-Datei als E-Rechnung?

Nein. ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlich vielen Daten. Als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG gelten ZUGFeRD-Dateien ab Version 2.0.1 mit den Profilen BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung. Sie gelten nicht als E-Rechnung, sondern nur als Buchungshilfe.

Warum ein normaler PDF-Viewer nicht reicht

Ein PDF-Programm zeigt nur die Bildansicht. Die eingebettete XML-Datei findest du dort höchstens im Bereich „Anhänge“, und auch dann nur als Rohdaten. Ob sie vollständig ist und mit dem PDF übereinstimmt, siehst du so nicht.

So öffnest du ein ZUGFeRD-PDF mit dieser Anwendung

1. Öffne Rechnung prüfen auf der Startseite.
2. Ziehe das PDF in das Feld oder wähle es aus.
3. Die Anwendung liest das eingebettete XML aus, zeigt die Rechnung als lesbare Ansicht und prüft die Daten nach den Regeln der EN 16931. Beim Profil XRECHNUNG kommen die XRechnung-Regeln der KoSIT hinzu.
4. Unter „XML-Quelltext anzeigen“ siehst du die Rohdaten. Mit dem Download-Knopf speicherst du das XML als eigene Datei.

Das PDF verlässt dabei dein Gerät nicht. Enthält eine Datei kein eingebettetes XML, ist sie keine ZUGFeRD-Rechnung. Dann bekommst du einen entsprechenden Hinweis.

Prüfen, ob PDF und XML übereinstimmen

Vergleiche nach dem Öffnen die wichtigsten Angaben der Ansicht mit dem PDF: Rechnungsnummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie die Bankverbindung. Abweichungen deuten auf einen Fehler in der erzeugenden Software hin. Sprich in dem Fall den Absender an.

Aufbewahrung

E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren. Bei ZUGFeRD genügt nach Auffassung des BMF der XML-Teil; das PDF musst du zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML fehlen. Für Rechnungen gilt seit 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO).

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die BMF-Schreiben in ihrer jeweils aktuellen Fassung.