Ratgeber
XRechnung prüfen: so funktioniert die Validierung
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ob sie formal korrekt ist, lässt sich nicht mit bloßem Auge erkennen. Dafür gibt es Prüfregeln, die eine Software automatisch anwendet. Hier erfährst du, was dabei geprüft wird und wie du das Ergebnis liest.
Was eine XRechnung ist
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Gepflegt wird er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Eine XRechnung enthält keine Bildansicht, sondern nur strukturierte Daten. Technisch gibt es sie in zwei Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig; welche du bekommst, hängt von der Software des Absenders ab.
Warum eine Prüfung sinnvoll ist
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Normenreihe EN 16931 entspricht oder dessen Verwendung die Beteiligten vereinbart haben. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 kann die Übereinstimmung mit der Norm zum Beispiel mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden. Öffentliche Auftraggeber prüfen eingehende XRechnungen ebenfalls automatisch und weisen fehlerhafte Dateien zurück. Eine Prüfung vor dem Versand oder beim Eingang spart also Rückfragen.
Die drei Prüfstufen
- XML-Schema: Ist die Datei wohlgeformt und passt sie zur Struktur von UBL 2.1 bzw. CII? Fehlt ein Pflichtelement an der falschen Stelle oder ist ein Datum falsch geschrieben, scheitert schon diese Stufe.
- EN 16931: Die Geschäftsregeln der europäischen Norm (Kennungen wie BR-… und BR-CO-…) prüfen Inhalte und Rechenwege, etwa ob der Bruttobetrag der Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuer entspricht (BR-CO-15).
- XRechnung: Die nationalen Regeln (BR-DE-…) ergänzen die Norm um deutsche Anforderungen, zum Beispiel Kontaktdaten des Verkäufers oder die Käuferreferenz.
Die offiziellen Regeln veröffentlicht die KoSIT als Prüfkonfiguration für ihren Validator. Diese Anwendung nutzt dieselben Schematron-Regeln in einer fest eingetragenen Version; welche das ist, steht im Fußbereich jeder Seite.
Das Ergebnis lesen
Ein Prüfbericht unterscheidet in der Regel zwischen Fehlern und Warnungen. Fehler bedeuten, dass die Rechnung die Regeln nicht erfüllt. Warnungen weisen auf Angaben hin, die empfohlen, aber nicht zwingend sind. Jede Meldung nennt die Regelkennung und meist das betroffene Geschäftsfeld (BT-…) oder die Gruppe (BG-…). Mit der Kennung findest du die Stelle in der Rechnung schneller.
Wichtig: Die Validierung prüft Form und Rechenlogik. Ob der Steuersatz zur Leistung passt oder die Leistung richtig beschrieben ist, kann sie nicht beurteilen.
Häufige Fehler
| Regel | Bedeutung |
|---|---|
| BR-DE-15 | Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt. Bei Rechnungen an Behörden steht hier die Leitweg-ID. |
| BR-DE-2, BR-DE-5 bis 7 | Kontaktdaten des Verkäufers fehlen: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. |
| BR-DE-1 | Angaben zur Zahlung (BG-16) fehlen, etwa die Zahlungsart. |
| BR-CO-15 | Bruttobetrag, Nettobetrag und Steuerbetrag passen rechnerisch nicht zusammen, oft durch Rundung. |
So prüfst du eine XRechnung mit dieser Anwendung
- Öffne Rechnung prüfen auf der Startseite.
- Ziehe die XML-Datei in das Feld oder wähle sie aus. ZUGFeRD-PDFs funktionieren ebenso.
- Du siehst die Rechnung als lesbare Ansicht und darunter den Prüfbericht mit allen Meldungen.
Die Datei wird dabei nicht hochgeladen. Prüfung und Anzeige laufen vollständig in deinem Browser.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die BMF-Schreiben in ihrer jeweils aktuellen Fassung.