Ratgeber
E-Rechnung erstellen: Pflichten, Fristen und Angaben
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst. Zwischen inländischen Unternehmen wird die E-Rechnung schrittweise zum Normalfall. Hier findest du die Fristen, die nötigen Angaben und den Weg zur ersten eigenen E-Rechnung.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) bleibt eine sonstige Rechnung, zum Beispiel auf Papier, zulässig.
Empfangen können müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach.
Fristen im Überblick
| Zeitraum | Regel |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Alle dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen: Papier immer, PDF oder andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig, auch wenn sie keine E-Rechnung sind. |
| ab 1. Januar 2028 | Die Übergangsregeln enden. Im B2B-Bereich ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. |
Die Einzelheiten regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Ein weiteres Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzt Sonderfälle und Nichtbeanstandungsregeln.
Welches Format?
Als E-Rechnung gelten Formate nach der EN 16931, also XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL). Andere strukturierte Formate wie EDI sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung. Für Rechnungen an Behörden des Bundes ist seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV) maßgeblich. Dort ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden, mit der Leitweg-ID des Auftraggebers als Käuferreferenz. Welches Format besser zu dir passt, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD?
Welche Angaben brauchst du?
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG bleiben dieselben, unter anderem:
- Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Eine XRechnung verlangt zusätzlich unter anderem die Käuferreferenz (BT-10), Kontaktdaten des Verkäufers mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Angaben zur Zahlung.
So erstellst du eine E-Rechnung mit dieser Anwendung
- Öffne Rechnung erstellen auf der Startseite.
- Trage Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze und Zahlungsangaben ein. Summen und Steuer werden automatisch berechnet.
- Wähle das Profil (XRechnung oder EN 16931) und das Ausgabeformat: XML als CII oder UBL oder ein PDF mit eingebettetem XML im ZUGFeRD-Format.
- Vor dem Download wird die Datei nach denselben KoSIT-Regeln geprüft wie beim Prüfen. Fehler werden dir mit Regelkennung angezeigt.
Deine Eingaben bleiben in deinem Browser. Es gibt kein Konto und keinen Upload.
Versand
Unter Unternehmen kannst du die Datei zum Beispiel per E-Mail versenden. Rechnungen an Behörden reichst du über deren Rechnungseingangsplattform ein, beim Bund über ZRE oder OZG-RE.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die BMF-Schreiben in ihrer jeweils aktuellen Fassung.