Ratgeber

XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede im Überblick

Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung und beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich aber im Aufbau und im typischen Einsatz.

Stand: 9. November 2026

Die Formate in einem Satz

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML.

Vergleich

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Aufbau	nur XML	PDF/A-3 mit eingebettetem XML (hybrid)
Herausgeber	KoSIT	FeRD; seit Version 2.1 identisch mit Factur-X
Syntax	UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII	UN/CEFACT CII
Lesbar ohne Software	nein, ein Anzeigeprogramm ist nötig	ja, über die PDF-Ansicht
Profile	ein Profil (CIUS der EN 16931), optional mit Erweiterung	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG
E-Rechnung nach § 14 UStG	ja	ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL
Typischer Einsatz	Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, B2B	B2B

Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an den Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung grundsätzlich XRechnung vor. Andere Formate sind nur zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen. Pflicht ist die Leitweg-ID des Auftraggebers im Feld Käuferreferenz (BT-10). Die Bundesländer haben eigene Regelungen. Frag im Zweifel beim Auftraggeber nach, welches Format er annimmt. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG enthält ein XML nach den XRechnung-Regeln.

Rechnungen an Unternehmen

Im B2B-Bereich sind beide Formate gleichwertig. Ein ZUGFeRD-PDF hat den Vorteil, dass es auch Empfänger ohne passende Software lesen können. Steuerlich maßgeblich ist aber immer der XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die Angaben im XML. Eine XRechnung ist schlanker und eindeutig, weil es nur eine Datenquelle gibt. Ihr Empfänger braucht dafür ein Programm, das sie anzeigt.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Viele Buchhaltungsprogramme lesen beide Formate. Stimme dich am einfachsten mit deinen Kunden ab, welches Format sie bevorzugen.

Woran du das Format erkennst

Eine .xml-Datei mit dem Wurzelelement Invoice ist UBL, eine mit CrossIndustryInvoice ist CII.
Ein PDF mit einem Anhang wie factur-x.xml ist eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung.
Das Profil steht im XML im Feld „Spezifikationskennung“ (BT-24). Diese Anwendung zeigt es nach dem Öffnen unter „Spezifikation“ an.

Beide Formate prüfen und erstellen

Mit dieser Anwendung kannst du XRechnungen in UBL und CII sowie ZUGFeRD-PDFs prüfen und erstellen. Wie du an die Daten in einem ZUGFeRD-PDF kommst, steht im Ratgeber ZUGFeRD-PDF öffnen.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die BMF-Schreiben in ihrer jeweils aktuellen Fassung.